RFP(提案依頼書)

RFP(アールエフピー)は、英語でRequest For Proposalの略。日本語では、「提案依頼書」と訳される。

業務委託において、発注する企業が自社の要件や要望を記載し、発注先(受注)企業に対して具体的な提案を求める際に用いられる。
製造業の生産システムや企業の情報システムの開発、WEBサイト構築など業務委託の取引前に交わされる依頼書である。

発注企業側がシステム開発に関わる要望、条件、大まかな予算や期間をあらかじめ伝えることにより、最適なシステムやベンダーの選定を行うためのものである。

RFPを受け取る受注候補企業(ベンダー)は、RFPをもとに、自社で可能な技術、必要な要件、期間や経費、人員の暫定値を見極めることができる。
その上で、自社が持つ業界知識や実績、可能な技術を盛り込んだ提案を発注企業に返す。
RFPに記載される内容から必要となる技術や知識を鑑みて、自社対応が難しい場合は、受注をしないという判断もあり得る。

RFPの取り交わしがないままの契約は、進行中の不一致・混乱を招きやすく非効率である。
納期遅れやシステム障害が頻発する可能性も高くなり、最悪の場合は、途中で契約不履行や企業間紛争にもなりかねない。

つまり、RFPは、依頼者と受注者の認識を近づけ、さらに密に詰めていくために行われるヒアリングのたたき台のような役割も持ち、発注者、受注者間の契約前の重要なプロセスである。

RFPに決まった様式はないが、よく盛り込まれる主な項目は次のようなものである。

  • そのシステムで実現したいこと(未来像・目的)
  • システムを導入する業務の詳細やフロー(現状開示)
  • 必要な機能の提示
  • 運用、保守、セキュリティ体制の開示
  • 暫定スケジュール(開発着手日や導入日など)
  • 暫定予算(見積り依頼)
  • 内容に関するサービスや開発内容の紹介依頼
  • その他、相談や補足事項

類似用語にRFI(情報提供依頼書)がある。
RFIは、RFPの前段階で、発注企業が提案依頼のために必要な情報は何かをベンダー側に求める書類。
ITコンサルファームにおいては、RFIやRFPの作成支援を行う企業も多い。似ている用語のため紛らわしいが、ITコンサルファームを受けるのであればそれぞれの違いについてはしっかりと理解しておきたい。

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