RFI(情報提供依頼書)

RFI(アールエフアイ)は、英語でRequest For Informationの略。日本語では、「情報提供依頼書」と訳される。

業務委託のベンダーを選定する際に、ベンダー候補企業各社に会社の基本情報、技術情報、製品情報などの情報提供を依頼する文書である。
製造業の生産システムや企業の情報システムの開発、WEBサイト構築など業務委託の取引前に交わされる依頼書である。

とくにIT技術やシステムについて、依頼する企業の担当者は専門知識や最新情報を把握していないことが多い。自社が求めるシステムについて、専門的に可能性を測る視野は狭く、適切な提示の仕方すらわからないことがある。

一方で、ベンダー側も、依頼企業のスペックや要件・条件などの前提が不明なままでは、的を射た提案は難しい。
そこで、お互いに必要な情報をやり取りし、有効で効率的な契約に近づくためにRFIが作成される。

依頼側にとっては、最適なベンダーを選定するための第一審査の手段となり、この依頼書への回答がベンダーの力量を測る材料にもなる。
ベンダー候補企業にとっては、RFIの回答が初回プレゼンテーションの機会となる。

小規模な業務委託の場合は、省略されたり、書面ではなくメールなどのやり取りで済まされたりすることもある。
経営陣や依頼業務に関わるメンバーへのベンダー選定の根拠説明、依頼の目的を明確に把握してもらうことにも役立つ。

依頼側の目的や要件の詳細は、この段階では必須ではないが、RFIに盛り込む依頼事項により、提案内容が変わってくる可能性はある。

RFIに決まった書式や形式はないが、以下のような項目が記載される。

  • 情報提供の依頼
  • 依頼内容の機密保持依頼
  • 簡易的な対象業務・内容・検討事項など
  • 対象業務に関する開発経験・実績・評判
  • パッケージ情報・価格情報や価格体系など
  • 想定期間でのプロジェクト編成の可否
  • 基本的な企業情報
  • RFIや契約文書についての回答者の連絡先、情報提供者情報
  • その他PR・当該案件への興味など

RFIを経て、さらに詳しく依頼や要件について詰め、すり合わせを行うのがRFP(提案依頼書)である。
RFP(提案依頼書)では、導入したい細かい内容をベースに、ベンダー候補企業に提案を求める。

ITコンサルファームなどでは、RFIやRFPの作成支援を行っていることも多い。そのようなファームを受検する際には、システム導入プロジェクト全体の流れ及びその中で必要となる専門用語についてしっかりと事前学習しておく必要があるだろう。

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